Gmail: Το τρικ για καλύτερη διαχείριση του inbox

Για όσους θέλουν να βλέπουν στο inbox τους τον αριθμό μηδέν, αλλά και για όσους το αφήνουν ανεξέλεγκτο και υποχρεώνονται να σβήσουν μηνύματα όταν γεμίσει εντελώς, η οργάνωση του gmail έχει μεγάλη σημασία.

Όπως αναφέρεται στο Zapier blog, η καλύτερη τακτική οργάνωσης είναι το «snooze», το οποίο σημαίνει την αρχειοθέτηση (archive) των e-mail και στη συνέχεια την επαναφορά τους σε συγκεκριμένο χρόνο, περίπου όπως λειτουργεί ένα ξυπνητήρι.

Για να βάλετε στο snooze τα μηνύματά σας, αρκεί 1) να φέρετε τον κέρσορα πάνω στο email και να πατήσετε το εικονίδιο του ρολογιού που εμφανίζεται στα δεξιά. 2) Στη συνέχεια, επιλέξτε την ημέρα και την ώρα που θέλετε να επανεμφανιστεί στον φάκελο με τα εισερχόμενα. 3) Μπορείτε να κλικάρετε στις προεπιλεγμένες εναλλακτικές που σας δίνονται ή να το ρυθμίσετε ανάλογα με το πρόγραμμά σας και έπειτα να πατήσετε «αποθήκευση». Εάν είστε από κινητό θα πρέπει να κλικάρετε το email και να πατήσετε στις τρεις τελείες πάνω δεξιά, όπου θα βρείτε την επιλογή του snooze.

Το μήνυμα θα εξαφανιστεί από το inbox και θα αρχειοθετηθεί στον φάκελο με τα snooze. Θα επανεμφανιστεί στα εισερχόμενα την ώρα και ημέρα που έχετε ορίσει.

Γιατί να βάζετε τα μηνύματα σε snooze;
1. Δεν θα σας ξεφεύγουν υποχρεώσεις

Εάν βάζετε τα μηνύματά σας στο snooze, ιδίως εάν σας αρέσει να αφήνετε χιλιάδες email στον φάκελο με τα εισερχόμενα, τότε διασφαλίζετε ότι δεν θα ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Την ώρα που έχετε ορίσει, θα ξεπηδήσει ξανά το email στα εισερχόμενα με μία σημείωση ότι βρισκόταν προηγουμένως στον φάκελο με τα snoozed.

2. Θα ασχολείστε τη σωστή στιγμή

Εάν χρησιμοποιείτε το inbox σας για να γράφετε λίστες ή υποχρεώσεις, τότε μπορείτε να αξιοποιήσετε το snooze ως υπενθύμιση, αντί να πρέπει να σκρολάρετε σε ατελείωτα μηνύματα για να φτάσετε σε αυτό που σας ενδιαφέρει.

3. Μπορεί να λειτουργεί ως υπενθύμιση των λιγότερο σημαντικών προτεραιοτήτων

Εάν για παράδειγμα λαμβάνετε newsletters που σας ενδιαφέρουν, αλλά δεν έχετε το χρόνο να τα ξεφυλλίσετε την ώρα που τα παραλαμβάνετε, τότε το snooze θα σας επαναφέρει το email, το οποίο υπό άλλες συνθήκες θα «θαβόταν» μέσα σε δεκάδες μηνύματα. Επίσης στην περίπτωση που τελειώσετε με τις υποχρεώσεις σας και έχετε χρόνο, τότε μπορείτε να μπείτε στον φάκελο με τα snooze και να ασχοληθείτε με κάτι άλλο για το οποίο δεν είχατε χρόνο προηγουμένως.

moneyreview.gr με πληροφορίες από Fast Company